Memberitahu Yang Boleh dan Tidak Boleh Di-Tweet Karyawan

Bulan lalu di luar dugaan saya ketemu dengan seorang teman lama di lounge Bandara Minangkabau Padang. Hampir 15 tahun saya tak pernah ketemu dia dan dia kini menduduki posisi kepala divisi komunikasi perusahaan di sebuah kelompok perusahaan besar di Jakarta. Kami ngobrol ke sana kemari, hingga dia bertanya, “Ada urusan apa Ed ke Padang?”

“Ada training tentang public relations,” jawab saya.

“Menurut kamu, di era media sosial sekarang ini, apakah sebaiknay perusahaan membolehkan setiap karyawannya berbicara tentang perusahaannya melalui media sosial?”

Saya belum sempat menjawab, dia langsung melanjutkan, “kalau menurut saya, sialakn saja, asal bicara yang menjadi urusan dia dan bukan menyangkut orang lain atau rahasia.”

Saya merenungkan pernyataan itu, dan dalam hatu saya mengakui, mungkin ada benarnya. Akan tetapi, harus diakui bahwa saat ini perusahaan memang sulit mengontrol arus informasi. Sangat banyak cara untuk menyebarkankan informasi secara cepat. Persoalannya, di era dimana kecepatan informasi – hanya Anda yang harus menjadi yang pertama mengetahui -- dinilai lebih tinggi dibandingkan akurasinya, bagaimana perusahaan berharap menyimpan pesan secara benar dan konsisten dan bagaimana caranya bisa cepat keluar.

Salah satu jawabannya adalah perusahaan harus memiliki kebijakan atau aturan khusus dan menegakkannya secara konsisten. Devon Brady, manajer komunikasi pada Siemens Corporation seperti dikutip PR tactics, mengatakan bahwa aturan tersebut harus menunjukkan batas yang jelas yang dapat membuat perbedaan besar. "Ya, orang-orang dapat men-tweet apa saja yang mereka inginkan - baik atau buruk - tetapi juga ingat bahwa sebagian besar perusahaan saat ini memiliki kebijakan media sosial yang mencoba untuk mengatur sekitar tweeting/posting informasi tentang perusahaan dan mengidentifikasikan diri Anda sebagai seseorang yang bekerja untuk atau berafiliasi pada perusahaan tersebut," kata Brady .

" Itu bukan untuk mengatakan bahwa tidak boleh melakukannya. Tetapi dari sudut pandang perusahaan, mereka perlu dilatih dan dibiasakan untuk memebadakan antaraapa yang bisa dan tidak boleh mereka lakukan, terutama yag berkaitan dengan informasi tentang perusahaan. "

Biarkan karyawan Anda mengetahui bahwa jika mereka membocorkan informasi yang bukan wewenangnya dan sebelum Anda mengetahui atau menyetujuinya, ada konsekuensinya. Seperti diketahui, bila itu dilakukan karyawan melalui Twitter atau Facebook, hal itu bisa dikenali. Akan tetapi, bila informasi itu disiarkan melalui email -- meskipun email perusahaan dan Anda bisa mengawasinya -- atau melalui pesan teks.

Namun demikian, menetapkan konsekuensi dan memberitahukan kepada semua karyawan akan konsekuensi tersebut merupakan cara yang baik untuk meyakinkan karyawan bahwa mereka tidak seharusnya menjadi orang-orang yang menyebarluaskan informasi tentang perusahaan, terutama jika mereka tidak memiliki informasi yang resmi.

"Jika perusahaan memiliki budaya yang kuat dan karyawan merasa terkoneksi dengan perusahaan dan menjadi bagian dari keberhasilan perusahaan, mereka akan lebih cenderung untuk tidak membiarkan sesuatu 'bocor' sebelum keluar secara resmi kepada pubik," kata Brady . "Jika budaya perusahaan lemah, Anda mungkin bisa melihat lebih banyak orang tidak peduli pada perlindungan informasi perusahaan."